OncoCRM: software de agenda y control de citas para clínicas de oncología

¿Qué software usa una clínica oncológica para agendar citas?

OncoCRM es la agenda y el control de citas de OncoCare, hecho a la medida para sus sedes de San Salvador y San Miguel.

Lo usan administración, recepción y los doctores de la clínica, cada uno con lo que necesita ver y nada más. Se abre en el navegador o se instala en el celular como una app.

Antes, el formulario de citas del sitio terminaba en un chat de WhatsApp: las solicitudes se mezclaban con conversaciones, nadie sabía cuáles ya estaban agendadas y cada doctor dependía de que alguien le avisara.

¿Cómo pasar las solicitudes de citas del sitio web a una agenda en lugar de WhatsApp?

Cada solicitud del sitio entra directo a una bandeja del CRM, con su motivo de consulta, sede, fecha y turno de preferencia.

Recepción la ve al momento, llama o escribe por WhatsApp con un mensaje ya redactado y la agenda con doctor, fecha y hora. Si el envío llegara a fallar, el sitio ofrece WhatsApp como respaldo, así ninguna solicitud se pierde.

El formulario público tiene campo trampa contra bots, límites por IP, por hora y por teléfono, y control de duplicados.

¿Cómo controlar el día en una clínica: quién llegó, quién está en sala y quién no asistió?

Cada cita recorre seis estados: solicitada, confirmada, en sala, atendida, no asistió o cancelada.

Recepción tiene su día paso a paso: por llegar, en sala y terminadas, con los retrasos y el tiempo de espera en sala. Un botón «Llegó» pasa al paciente a sala, y la lista para confirmar trae el WhatsApp ya escrito.

La agenda se ve por día, semana o mes, filtrada por doctor y sede; un clic en un hueco crea la cita. Si dos citas chocan, el sistema avisa, y también si otra persona editó la misma cita al mismo tiempo. Cada 60 segundos revisa si llegaron solicitudes nuevas y actualiza el avance del día.

¿Qué roles y permisos necesita un sistema de citas médicas?

Tres roles, y cada permiso se comprueba en el servidor, no solo en la pantalla.

Administración ve todo: citas, solicitudes, usuarios, doctores, la bitácora de los últimos 300 movimientos y la exportación a Excel.

Recepción agenda, confirma y reprograma las citas de todos los doctores y atiende la bandeja de solicitudes. Puede descartar el spam, pero no borrar una cita ya agendada.

Cada doctor ve solo sus propias citas, su siguiente paciente y sus resultados, y solo puede marcarlas como confirmada, atendida o no asistió. No ve las solicitudes ni el contacto de sus colegas.

¿Cómo avisar a cada doctor de sus citas sin darle acceso a todo?

Cada cambio le llega al doctor por correo, con un archivo de calendario y un enlace para agregarlo a Google Calendar.

Hay cinco avisos: cita nueva, cambio, cancelación, recordatorio y prueba. Si una cita se reasigna, se avisa a los dos doctores. El correo nunca lleva el teléfono ni las notas del paciente.

¿Qué indicadores debe ver la dirección de una clínica?

Un tablero que compara el periodo actual con el anterior: 7, 30 o 90 días.

Asistencia, ranking de doctores, motivos de consulta, origen de las citas (sitio web o recepción) y movimiento por sede, con gráficas propias que cargan al instante.

¿Cómo se construyó OncoCRM?

PHP y JavaScript sin framework ni dependencias, sobre MySQL, con instalación en el celular como app (PWA).

Seis tablas, 19 acciones en su API y unas 4,900 líneas de código, hechas para que la clínica no dependa de licencias ni de plataformas de terceros.

Contraseñas cifradas con cambio obligatorio en el primer ingreso, sesiones con cookies seguras, protección contra envíos falsificados en cada acción, frenos contra intentos de acceso repetidos y encabezados de seguridad estrictos. La exportación a Excel está protegida contra fórmulas maliciosas.

Lo conectamos con el sitio de OncoCare en WordPress: el formulario de citas envía cada solicitud directamente al CRM.